Grigkar Immobilien
Expert Debriefing eines
Projektmanagers

Mag. Alexander Grigkar, MSc (Geschäftsführer)

Kurzfassung:

Problemstellung:
•    Im Unternehmen wurde im Zeitraum Mai 2012 bis Juni 2013 ein Webfrontend für die vorhandene IGEL-Datenbank gestaltet, das der Verwaltung von Immobilien (IGEL Asset Management) sowie der Verwaltung der dazugehörigen Workflows (IGEL-Workflow-Management) dient.
•    Der Projektleiter hat das Projekt mit Ende Juni 2013 abgeschlossen und verlässt zum gleichen Zeitpunkt das Unternehmen.
•    Die Geschäftsleitung möchte das Experten-Wissen des Projektleiters für die Mitarbeiter des Unternehmens zugänglich machen.
Lösung:
•    Herr Weitz führte im Zeitraum Mai / Juni 2013 ein strukturiertes Expert-Debriefing mit dem Projektleiter durch.


Ergebnisse:
•    Es ist gelungen, die gesamte Projektdokumentation inkl. aller Kontakte, der Projektableag aber auch Informationen über die Stimmung im Projekt, über Treiber und Herausforderungen zu erfassen und zur Verfügung zu stellen.
•    Die Umsetzung des Projekts kann im Sinn der Qualitätssicherung gegenüber den Klienten aufrecht erhalten werden.

1.0.Detail-Informationen:

Herr Mag. Vorname Name hat das Projekt „Asset- und Workflow-Management“ im Mai 2012 übernommen, das zu diesem Zeitpunkt noch am Anfang der Entwicklungsarbeit stand. Als Informationsquellen standen in erster Linie Herr A und Frau B zur Verfügung.

Zum Zeitpunkt der Projektübernahme war kein Pflichtenheft vorhanden und es gab auch kein vorangestelltes Software-Auswahlverfahren, da das Programm IGEL bereits im Einsatz war und es nicht im Sinn der Geschäftsleitung war, eine neue Software zu verwenden. Es wurde daher auf Basis der IGEL-Datenbank ein Webinterface für die Bereich Asset-Management und Workflow-Management aufgesetzt, um auch Mitarbeitern den Zugriff auf Daten zu ermöglichen, die mit dem IGEL-Oracle-Client wenig Erfahrung haben.

1.1.Ziele

Folgende Ziele wurden für das Projekt festgelegt:

  • Der Forderung von verschiedenen Eigentümern nach „Modernisierung“ des Systems nachzukommen.
  • Verschiedene Analyse-Möglichkeiten im Bereich des Asset-Managements zu schaffen.
  • Mithilfe eines durchgängigen und nachvollziehbaren Workflows Absicherung gegenüber Eigentümern, Mietern, Clienten, Partnern und Versicherungen zu schaffen.
  • Eine Vereinfachung des Berichtswesens gegenüber den Eigentümern zu realisieren. (es wurden in erster Linie Berichtsvorlagen für HIL realisiert)
  • Informationen aus IGEL auch MitarbeiterInnen zugängig zu machen, die mit der Bedienung des alten IGEL-Clients weniger vertraut sind.
  • Ein internes Informationssystem aufzubauen, das Urlaubs- und Krankenstandsvertretungen unabhängig von Zugriffsrechten auf Dateiebene erlaubt.

1.2.Potenziale

Folgende Potenziale sind darüberhinaus durch die Verwendung von Asset-Mangement und Workflow-System vorstellbar:

  • Entlastung von Administration und Buchhaltung, da diese Stellen bis zur Einführung der beiden Systeme mit Auswertungen und der Zurverfügungstellung von Daten für andere Mitarbeiter in einem kaum abschätzbaren Ausmaß beschäftigt wurden.
  • Berichtswesen für weitere Eigentümer verwendbar machen.
  • Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten der im ASM bereitgestellten Daten für die Geschäftsführung
  • IGEL Asset Management als zentrales Arbeitswerkzeug in der Hausverwaltung platzieren

 

Link zum Unternehmen:

http://www.grigkar.com

Dieter Weitz

DieterWeitzIn jeder Organisation gibt es Potenziale, die auf der Ressource Wissen aufbauen!

 

Ich zeige Ihnen, wie Sie diese Potenziale erkennen, nutzen und davon profitieren!

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